Unternehmens Navi 2015/2016

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Kriterien für gute Software
Was gute Software für
Handwerksbetriebe leisten muss
Zuverlässigkeit: Die Programme sind testiert, zuverlässig
und entsprechen den Grundsätzen ordnungsmäßiger
Buchführung. Alle gesetzlichen Änderungen sind aktuell
berücksichtigt.
Zusammenarbeit: Mit den Programmen arbeiten
Steuerberater und Betrieb arbeitsteilig gut zusammen.
Datentransfer: Daten können mit den Programmen bequem
verarbeitet und ausgetauscht werden, soweit erforderlich
auch mit Geschäftspartnern. Datenschutz und Datensicherheit
entsprechen höchstmöglichen Ansprüchen.
Kontrolle: Die Software zeigt die laufende Entwicklung von
Kosten und Ertrag für sofortige Kurskorrekturen des Betriebs.
Service: Bei Fragen und Problemen hilft umgehend ein
Mitarbeiter des Softwareanbieters ohne lange Warteschleife.
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UNTERNEHMENSNAVI [2015/16]
Die Firma Lohner + Sohn steht für hohe Kom-
petenz bei Projektierung und Realisierung
moderner Anlagen aus dem Bereich Gebäu-
detechnik. Aktuell kümmern sich insgesamt
70 Mitarbeiter um Privatkunden und Unternehmen. Auch
sorgen im Rahmen von Wartungsverträgen eigens geschulte
Kundendienstmonteure für den zuverlässigen Betrieb der
Anlagen.
Die Software, die im Betrieb eingesetzt wird, muss den
zuverlässigen Ablauf der kaufmännischen Prozesse unter-
stützen. Daher wechselte das Unternehmen auf Empfehlung
des Steuerberaters zur DATEV: „Wir hatten vorher bereits
Programme zur Finanzbuchführung und Lohnabrechnung
unterschiedlicher Hersteller im Einsatz. Mit einigen Punkten
waren wir nicht zufrieden“, so Doris Lohner, geschäftsführen-
de Gesellschafterin von Lohner + Sohn.
Schlankes und aussagekräftiges
Rechnungswesen
Die Umstellung auf DATEV verlief reibungslos. Die direkte
Datenübernahme im Bereich Rechnungswesen hat dafür
gesorgt, dass sehr schnell produktiv mit dem neuen System
DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen pro ge-
arbeitet werden konnte. Nun prüft zum Beispiel der Sachbe-
arbeiter, ob die Eingangsrechnung korrekt ist. Danach wird
der Buchungssatz automatisch in eine Zahlungsvorschlags-
liste übernommen und zur beleglosen Abwicklung an den
Zahlungsverkehr übergeben. Umgekehrt erzeugt das System
Buchungsvorschläge, etwa für bezahlte Kundenrechnungen
auf Basis elektronischer Bankkontoumsätze. „Beides sind klasse
Funktionen, die uns viel Zeit sparen“, so Doris Lohner. Sie beschreibt
weiter: „Durch den Datenaustausch mit einem branchenspezifischen
Programm zur Auftragsbearbeitung und Rechnungsschreibung müs-
sen bei uns – anders als früher – keine Daten mehr doppelt erfasst
werden.“ Ist eine Rechnung bezahlt, wird diese Information aus der
Finanzbuchführung an die Branchensoftware übergeben. Damit weiß
jeder Sachbearbeiter in der Auftragsbearbeitung, ob der Kunde im
Zahlungsrückstand ist.
„Als Unternehmerin interessiert mich in erster Linie, ob wir ei-
ne Baustelle mit wirtschaftlichem Erfolg abgeschlossen haben“, sagt
Doris Lohner. Dazu richtete man die Kostenrechnung so ein, dass
jede Baustelle als eigener Kostenträger geführt wird. Personalkosten
etwa lassen sich bereits dann aufteilen, wenn die Stundenzettel der
Mitarbeiter erfasst werden. „Daraus leiten wir dann zum Beispiel ab,
ob ein länger laufender Wartungsvertrag mit einem Industriekunden
verlängert werden soll“, so Doris Lohner.
Lohnabrechnung leicht gemacht
„Mit DATEV lassen sich unsere Löhne viel leichter abrechnen als
früher. Wir haben eine sehr komplizierte Abrechnung mit vielen
verschiedenen Bestandteilen, wie z. B. Montage-, Wartungs- und
Schulungslohn der Erschwernis- und Atemschutzzulage“, erläutert
die Geschäftsführerin. Für diese Besonderheiten bei der Abrechnung
bietet DATEV Lohn und Gehalt vordefinierte Lohnarten an, auf die
das Unternehmen zurückgreift. Ein weiteres Plus ist das Daten-Ana-
lyse-System Personalwirtschaft, zur statistischen Auswertung von
Lohn- und Gehaltsdaten. So kann Frau Lohner sofort reagieren, wenn
bestimmte Kennzahlen, wie etwa der Produktivitätswert, signifikant
abweichen.
Die internen Verwaltungsprozesse sind nun effizienter. Was Frau
Doris Lohner freut: „Bei uns gibt es keine Doppelerfassung von Da-
ten mehr. Wir sparen allein bei der Finanzbuchführung einen halben
Mitarbeiter pro Monat. Zusätzlich haben wir ein Gefühl der Sicher-
heit. Sicherheit in Bezug auf korrekte Lohnabrechnungen, aber auch
Sicherheit, in DATEV den richtigen Partner zu haben.“ W
Petra Janke, DATEV eG,
Leiterin Produktmanagement und
Service Rechnungswesen
»Mit guter Software er-
leichtern sich Unternehmer
das Leben. Egal, ob Rech-
nungen schreiben, Doku-
mente digital ablegen, die
Buchführung bearbeiten
oder einen Zahlungsauf-
trag an die Bank senden:
Jede kaufmännische Auf-
gabenstellung kann mit
DATEV-Lösungen und dem
Steuerberater komfortabel
unterstützt werden.«