Glas + Rahmen 6/2018

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glas+rahmen 06.18 technik
31 technik betriebsführung
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flächenversetzter Ausführung
cherheitsstandards bieten. Wo immer mög-
lich, sollten personenbezogene Daten ver-
schlüsselt werden. Außerdem sollte man
für Virenschutz, Zugangsbeschränkungen,
Löschfristen und auch Einbruchschutz sor-
gen. Die Datenverarbeitung über einen exter-
nen Dienstleister abzuwickeln, kann hier viel
Erleichterung bringen. Allerdings bleibt der
Chef selbst in der Verantwortung, dass alles
richtig läuft, seine Haftung kann er nicht de-
legieren. Dienstleister wie Steuerberater, Let-
tershops oder Cloud-Anbieter (sogenannte
Auftragsverarbeiter) müssen entsprechend
sorgfältig ausgewählt werden, denn für ihre
Fehler haftet der Auftraggeber mit.
Wie holt man die Einwilligung
richtig ein?
Eine Einwilligung ist nur dann rechtmä-
ßig, wenn die betroffene Person sie freiwil-
lig und aktiv durch eine „eindeutige bestäti-
gende Handlung“ erklärt. Dies kann auch mit
Anklicken eines Kästchens auf einer Inter-
netseite geschehen. Neu ist, dass die Einwil-
ligung nicht mehr schriftlich erfolgen muss
– mündlich ist sie jetzt auch wirksam. Pra-
xistipp: „Schon aus Beweis- und Dokumen-
tationsgründen sollte sich ein Unternehmer
die Einwilligung immer schriftlich geben las-
sen“, betont die Expertin der HWK Düssel-
dorf. Der Fragende muss dabei seine Identität
offenlegen (Name oder Firma) und erklären,
welche Daten er erhebt (etwa Adressdaten,
Kontodaten) und zu welchem Zweck (zum
Beispiel Werbung, Weitergabe an Dritte). Er
muss auch auf das Widerrufsrecht des Betrof-
fenen hinweisen. Die Angaben müssen ver-
ständlich und so konkret sein, dass sich der
Einwilligende darüber ein Bild machen kann,
was mit seinen Daten passiert. Bei Marke-
tingaktionen sollten Unternehmer besonders
aufpassen: Hat jemand seine E-Mail-Adres-
se etwa für einen Newsletter angemeldet, gilt
diese Einwilligung nur dafür und nicht auch
für andere Marketing-Mailings. Künftig ist
eine Einwilligung auch auf demselben Weg
widerrufbar, wie sie sie erteilt wurde. Und:
Jeder kann verlangen, dass seine Daten wie-
der gelöscht werden!
Wie wirken die Regeln sich auf das
Bewerbungsverfahren aus?
Wer neue Mitarbeiter sucht, muss diese be-
reits beim Eingang ihrer Unterlagen über
die Datenerhebung informieren. Wie bisher
darf der Arbeitgeber Fragen nach Grundda-
ten stellen und tätigkeitsbezogene Unterla-
gen anfordern, wie etwa Zeugnisse und Qua-
lifikationsnachweise.
Was bedeutet das Recht auf
Auskunft?
Künftig können Betroffene jederzeit Aus-
kunft über ihre gespeicherten Daten, den
Zweck der Datenspeicherung und etwai-
ge Datenweitergaben einholen. Das heißt,
Unternehmen müssen den Betroffenen eine
Auskunft geben, welche personenbezogene
Daten wie genutzt werden und wie man auf
diese Daten zugreift.
Was ist ein „Verzeichnis der
Verarbeitungstätigkeiten“?
Alle Betriebe, die regelmäßig personenbezo-
gene Daten verarbeiten, müssen diese Pro-
zesse in einem Verzeichnis dokumentieren.
Wer also Mitarbeiterakten elektronisch ver-
waltet, ein Zeiterfassungssystem oder eine
Kundendatei (CRM) führt, ist schon in der
Pflicht. Allein Lohn- und Gehaltsabrech-
nungen betreffen beispielsweise Religions-
und Gesundheitsdaten (Krankheitstage), so
dass praktisch alle Unternehmen ein Ver-
arbeitungsverzeichnis führen müssen. Das
Verzeichnis dient der Abschätzung der Ri-
siken. „Dafür muss man sich fragen: Wie
könnten Daten in unbefugte Hände geraten
und wie hoch ist hierfür die Wahrschein-
lichkeit?“, erklärt Baumgärtel. Gerade bei
Cloud-Diensten sollte man auf entsprechen-
de Vorkehrungen des Anbieters achten. Soll-
te das Verzeichnis unvollständig oder nicht
vorhanden sein, drohen erhebliche Buß-
gelder. Birgt die Datenverarbeitung ein ho-
hes Risiko für die Personen, ist eine „Da-
tenschutzfolgenabschätzung“ vorzunehmen.
Etwa dort, wo besonders schutzwürdige Da-
ten betroffen sind, wie bei den Gesundheits-
handwerken oder bei großen Betrieben mit
vielen Mitarbeitern. anne kieserling
Infos des ZDH
Auf der Website des Zentralverbandes des
Deutschen Handwerks ) gibt
es unter der Rubrikenfolge Fachbereiche /
Organisation und Recht / Datenschutz /
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